Betriebskosten bei Immobilien – was zählt alles dazu?

Wer eine Immobilie besitzt, kommt auch für deren Gebrauch und Erhaltung auf. Ein Teil dieser sogenannten Betriebskosten darf auf die Mieter/innen umgelegt werden – doch lange nicht alle. Wer ein Mehrfamilienhaus besitzt oder über den Kauf nachdenkt, sollte sich deshalb mit den geltenden Vorschriften auseinandersetzen. Hier erfahren Sie, welche Betriebskosten Sie zu welchem Zeitpunkt umlegen dürfen.

Definition Betriebskosten

Betriebskosten sind laufende Kosten, die dem oder der Eigentümer/in einer Immobilie für deren laufenden, bestimmungsgemässen Gebrauch entstehen. Beispiele dafür sind die Reinigung von Treppenhäusern, die Müllentsorgung oder die Wasserversorgung. 

Die Betriebskosten werden von dem oder der Eigentümer/in getragen. Um die Betriebskosten anteilig an den oder die Mieter/in weiterzugeben, müssen allerdings bestimmte Vorgaben eingehalten werden.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?

Die Begriffe „Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ werden in der Schweiz oft synonym gebraucht, unterscheiden sich jedoch voneinander. Nebenkosten sind in diesem Zusammenhang alle Kosten, die der oder die Eigentümer/in der Immobilie für deren Betrieb und Erhaltung trägt. Betriebskosten dagegen sind daraus nur die Kosten, die laufend oder wiederkehrend anfallen. 

Aus der Sicht eines/r Mieters/in sind Nebenkosten in der Regel alle Kosten, die neben der Nettomiete anfallen. Die Betriebskosten, die der oder die Eigentümer/in umlegt, sind also nur ein Teil der gesamten Nebenkosten.

Gibt es Nebenkosten, die keine Betriebskosten sind?

Einige der Nebenkosten, die dem oder der Eigentümer/in durch das Eigentum an der Immobilie entstehen, zählen nicht zu den Betriebskosten. Voraussetzung für Betriebskosten ist, dass sie laufend anfallen und für den eigentlichen Gebrauch, also das Wohnen, notwendig sind. Deshalb können zum Beispiel diese Nebenkosten nicht den Betriebskosten zugerechnet werden:

• Einmalig anfallende Kosten für Reparaturen oder Instandhaltung, wie etwa die Reparatur des Daches
• Anschaffungskosten, wie etwa für Rauchmelder 
• Steuern
• Zinsen für die Finanzierung der Immobilie
• Anteilige Betriebskosten für leerstehende Wohnungen im Haus

Alle oben genannten Beispiele sind von dem oder der Eigentümer/in zu übernehmen. Sie gelten nicht als Betriebskosten und können damit nicht an den oder die Mieter/in durchgereicht werden.

Verwaltungskosten, zum Beispiel für eine Hausverwaltung, sind nur anteilig umlegbar: Der Aufwand für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung hängt mit dem Gebrauch der Immobilie durch die Mieter zusammen. In der Regel werden in der Schweiz etwa 3,5-4,5% der Verwaltungskosten für das Erstellen der Abrechnung veranschlagt. Idealerweise wird der Wert im Mietvertrag aufgelistet.

Bezahlt der Mieter die Betriebskosten?

Ganz genau genommen bezahlt ein/e Mieter/in keine Betriebskosten direkt: Sie gehen vom Konto des oder der Vermieters/in ab. Wenn der oder die Vermieter/in diese Kosten allerdings anteilig weitergibt, zahlen die Mietparteien die Betriebskosten indirekt mit. Ein/e Mieter/in muss dann Betriebskosten bezahlen, wenn dies im Mietvertrag vorgesehen ist. Theoretisch kann ein/e Vermieter/in darauf verzichten, Betriebskosten zu erheben. In den allermeisten Fällen jedoch werden die zu entrichtenden Anteile an den Betriebskosten im Mietvertrag aufgelistet.

Auf welcher Grundlage werden Betriebskosten erhoben?

Grundsätzlich gilt: Alle Betriebskosten müssen namentlich und mit dem Umlageschlüssel im schriftlichen Mietvertrag angegeben sein. Eine unvollständige Auflistung plus die Formulierung „sonstige Betriebskosten“ ist nicht zulässig. Der oder die Mieter/in darf die Zahlung für alle Positionen verweigern, die nicht speziell im Mietvertrag aufgeführt sind. Darüber hinaus dürfen nur tatsächlich angefallene Kosten als Betriebskosten umgelegt werden. Rechtliche Grundlage sind unter anderem Artikel 257a und 257b des Obligationenrecht (OR). Nebenkosten werden hier als Entgelt für Leistungen des Vermieters oder eines Dritten, die mit dem Gebrauch der Mietsache zusammenhängen, definiert.

Welche Betriebskosten sind umlagefähig?

Kosten, die sich aus dem Gebrauch der Mietsache ergeben und laufend oder wiederkehrend anfallen, sind umlagefähig. Damit sind folgende Kosten zweifelsfrei umlagefähig:

Welche Betriebskosten sind nicht umlagefähig?

Davon abzugrenzen sind Kosten, die dem oder der Eigentümer/in entstehen, die aber nicht mit der konkreten Mietwohnung in Beziehung stehen. Diese dürfen nicht umgelegt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Steuern
• Investitionen
• Versicherungen
• Reparaturen
• Kosten für Leerstand, zum Beispiel bei einer unvermieteten Wohnung im Mehrfamilienhaus

Diese Kosten müssen von dem/der Eigentümer/in getragen werden.

Wie können Betriebskosten bezahlt werden?

Es gibt drei Möglichkeiten, die Betriebskosten von den Mieter/innen zu fordern. Welche Möglichkeit gewählt wird, ist im Mietvertrag festzuhalten.

1. Akontozahlung: Hier zahlt der oder die Mieter/in monatlich einen Betrag im Voraus. Mindestens einmal pro Jahr erstellt der oder die Vermieterin dann eine detaillierte Abrechnung, in der alle Betriebskosten der Immobilie und der Anteil für den oder die jeweilige/n Mieter/n aufgeführt ist. Ist die Summe der Akontozahlungen geringer als der tatsächlich zu zahlende Anteil, muss der oder die Mieterin die Differenz nachzahlen. Umgekehrt erstattet der oder die Vermieter/in die Differenz, wenn zu viel bezahlt wurde.
2. Pauschalzahlung: Der oder die Mieter/in überweist monatlich einen Pauschalbetrag, mit dem die Betriebskosten abgegolten sind. In diesem Fall muss der oder die Vermieterin keine Jahresabrechnung erstellen. Die Berechnungsgrundlage für die Pauschale ist der Durchschnitt der letzten drei Jahre.
3. Inklusive: Manche Mietverträge sehen vor, dass Betriebskosten, die nicht ausdrücklich erwähnt sind, im Mietzins enthalten sind.

Wann wird eine Betriebskostenabrechnung erstellt?

Vermieter/innen, die die Akontozahlung wählen, müssen mindestens einmal jährlich eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Für die jährliche Abrechnung wird oft der Zeitraum 1. Juli bis 30. Juni des Folgejahres gewählt.

Wann verjährt eine Nebenkostenabrechnung?

Die gesetzliche Verjährungsfrist für Nebenkosten in der Schweiz beträgt fünf Jahre. Sie ist bindend für beide Parteien, Vermieter/in und Mieter/in. In manchen Fällen sieht der Mietvertrag eine davon abweichende Verjährungsfrist vor, die dann bindend ist.

Fazit: Wie viele Betriebskosten tragen Sie als Eigentümer wirklich?

Als Eigentümer/in einer Immobilie tragen Sie alle Betriebskosten selbst, die nicht explizit in den Mietverträgen auf die Mieter/innen umgelegt werden. Sie können fast alle laufenden Kosten an die Mieter durchreichen. Einmal-Aufwendungen wie Reparaturen, Instandhaltung oder Erneuerungen müssen Sie allerdings selbst tragen. Auch Steuern, Hypothekarzinsen oder Beiträge an die Hausverwaltung gehen gänzlich zu Ihren Lasten. Als Vermieter/in sollten Sie in Ihren Mietverträgen alle Betriebskosten auflisten, die auf den oder die Mieter/in zukommen und welche Verjährungsfrist gilt. Das schafft eine verbindliche Grundlage und Transparenz für beide Parteien.